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Reglas que debemos seguir en nuestros e-mails
En la revista oficial del Instituto Americano de Contadores Públicos The Journal of Accountacy del mes de septiembre de 2019 se publica un artículo de Neil Amato en el que el autor afirma que “con la llegada de los mensajes de texto y otras aplicaciones de respuesta inmediata, el correo electrónico ha asumido un papel diferente pero vital en la comunicación”.
Amato sostiene que “pensar estratégicamente sobre:
- lo que escribimos en un correo electrónico,
- cómo respondemos a los mensajes, y
- cómo clasificamos nuestra bandeja de entrada
puede ayudarnos a ser unos usuarios más efectivos del correo electrónico.”
El formato tradicional de un correo electrónico consta de las siguientes partes:
- A quien va dirigido, esto es, el correo electrónico. (Destinatario)
- Copia ciega, correo de un destinatario adicional
- Asunto que se desea tratar.
- Mensaje (contenido del correo)
Está claro que la persona que envía un correo electrónico desea que el contenido del mismo lo lea el o los destinatarios, lo enviamos ya sea para solicitar o dar a conocer algún tipo de información. Todo esto se debe resumir en la sección de Asunto. Cuando el asunto es “hola”, eso realmente no provoca la intención de abrirlo. Lo mismo sucede cuando en el asunto se anota el mensaje completo, lo que, en opinión del autor del artículo, hace que sea difícil de leer.
Se debe poner algo en el renglón de Asunto y en el contenido se debe diferenciar. Por ejemplo, si en el renglón del asunto dice:” IMCP” y luego en el cuerpo “¿Vas a asistir a la reunión? se está obligando al receptor a reconstruir el tema del mensaje. Es mejor: ¿vas a asistir a la reunión del IMCP?
El autor sugiere que deberían existir reglas que todos los miembros de un grupo puedan seguir para que la comunicación por correo electrónico sea más eficiente. Pone el ejemplo de una organización que estableció la práctica de utilizar en los correos electrónicos en la sección de Asunto las Siglas PSI (Para su Información) todo con mayúsculas que básicamente tiene el significado de “No tienes que tomar medidas”, “No tienes que responder. “Esto es sólo para mantenerte informado”.
“Como ya es sabido Microsoft Outlook, Gmail hacen agrupaciones. Intentan agrupar para que en una conversación sea más fácil seguir la cadena, El problema es que básicamente usa la línea de Asunto, para Agrupar. Entonces, si alguien me envía un correo en septiembre con el Asunto de “comida” y un mes después, otra persona me manda un correo electrónico con el mismo Asunto, nuestra bandeja de entrada se convertirá en una pila de mensajes que se agruparán como si fuera la misma cadena.”
“Por lo tanto hay que asegurarse de no repetir el mismo Asunto para que no se agrupe en una cadena equivocada. “Así mismo no uses acrónimos o siglas que las personas no van a entender”
El autor afirma que el correo electrónico es un mal necesario, pero efectivo cuando se usa correctamente. Los mensajes deben ser directos y simples. El correo electrónico es excelente para capturar hechos, confirmar puntos de vista y potencialmente tener un diálogo. Pero está sobre utilizado. Se debe evita acumular el número de correos no leídos simplemente borrándolos.
Seguir la idea de los correos electrónicos y ciertas publicaciones digitales a las que se haya suscrito y que se van a leer posteriormente, moverlo automáticamente ya que no son urgentes ni importantes, con un botón moverlos automáticamente a un folder para este tipo de correos. Actualmente, con BotKeeper, se puede utilizar G Suite de Google que hace muy buen trabajo, clasificando este tipo de mensajes, no forman parte de la información importante, pero está fácilmente disponible para recuperarla cuando se desee.
Amato señala que hay personas que no consideran aceptable el uso de emojis pero tal vez una carita feliz dentro del correo esa la manera mejor de complacer a todos, esto es tanto a los que se oponen como a los que los recomiendan.
En el caso de respuestas a correos como “Estoy fuera de la oficina” mas que aclarar son confusas y pueden prestarse a muy variadas interpretaciones, por ejemplo; no le interesa el contenido del mensaje, duda respecto a quién se debe entregar la información, no está disponible para atender a los clientes (se está escondiendo, no quiere dar la cara). Para evitar lo anterior el mensaje podría aclararse: “Estoy fuera de mi oficina, pero revisaré mi correo con la mayor frecuencia posible”
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